Rapport om konsulentbruk og anskaffelsespraksis er klar

17. juli fikk direktoratet et oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) om å redegjøre for direktoratets bruk av konsulenttjenester. Oppdraget kom som følge av kritisk søkelys i media på direktoratets bruk av konsulenter og anskaffelsespraksis, særlig knyttet til arbeidet med Én innbygger – én journal, etterhvert Akson.

For å løse oppdraget har direktoratet gjennomført en juridisk vurdering av anskaffelsespraksis ved avrop (bestillinger) på rammeavtalene for IKT-konsulenttjenester og gått gjennom rutiner for anskaffelser og konsulentbruk.

– Vi har i tillegg hatt dialog med leverandører vi har rammeavtale med innenfor dette området, for å kartlegge hvordan de oppfatter vår anskaffelsespraksis, forteller Bergland.

I Aftenposten ble det fremsatt beskyldninger om lovbrudd, noe gjennomgangen direktoratet har gjort ikke finner grunnlag for, verken i arbeidet med Akson eller på andre områder.

– Gjennomgangen har vært veldig nyttig. Vi har fått identifisert hva som fungerer bra, og hvor vi kan bli bedre, sier Bergland. 

Konsulentenes rolle i prosjekter

I direktoratet er det blitt lagt stor vekt på å bygge en profesjonell eierrolle for prosjekter og programmer. Gjennomgangen viser at det alltid er en leder i direktoratet som er prosjekteier eller programeier.

– Dette sikrer god styring og kontroll med prosjekter og programmer, uavhengig om prosjektleder er internt ansatt eller innleid, sier Bergland.

Samtidig mener hun at direktoratet i enda større grad bør besette sentrale roller i programmer og prosjekter med egne ansatte der det er mulig og hensiktsmessig.

– Vi kan også gjøre det lettere å identifisere om ressurser i prosjekter og team er innleide, sier Bergland.

Konsulenter som gjør arbeid på vegne av direktoratet utfører dette profesjonelt, med god rolleforståelse innenfor det mandatet de er gitt av direktoratet, viser gjennomgangen.

– Dette gjelder også den innleide prosjektlederen for Akson, understreker Bergland.

Hun varsler nå endringer i arbeidet med Akson.

– Denne høsten står vi ved et veiskille. Vi har levert forprosjektrapporten, og avventer en eventuell investeringsbeslutning. Prosjektet i sin nåværende form er avsluttet. I den forbindelse er det naturlig å se på organiseringer av arbeidet, sier direktøren.

Hvordan organiseringen av arbeidet med Akson i direktoratet blir fremover er ikke klart ennå.

Gode tilbakemeldinger fra leverandørene

Leverandørene av IKT-konsulenttjenester er blitt intervjuet i forbindelse med gjennomgangen, og gir overveiende gode tilbakemeldinger på anskaffelsespraksisen. De opplevde også den medieomtalte anskaffelsen i Akson-prosjektet som ryddig.

– Samarbeidet med rammeavtaleleverandørene gir oss en ønsket merverdi for å levere på samfunnsoppdraget på best mulig måte. Jeg er glad for at samarbeidet oppleves som ryddig og profesjonelt, sier Bergland.

Direktoratet vil likevel se på hvordan konkurransen mellom leverandørene på rammeavtalen kan styrkes ved avrop. Fristene som benyttes er innenfor det som er avtalt, men kan i enkelte sammenhenger bli lengre.

Utviklingen i konsulentbruk

Siden opprettelsen i 2016 har direktoratet hatt en bevisst strategi med å sette sammen tverrfaglige team bestående av både egne ansatte og innleide, timeførende konsulenter for å løse oppdrag.

– I perioden 2016–2019 har andelen innleide timeførende konsulenter utgjort fra om lag 20 til 30 prosent målt i årsverk, en andel andre etater bestreber seg på å komme ned på, sier Bergland.

Konsulentbruken har steget noe i perioden, men når store utviklingsoppgaver nå er overført til Norsk Helsenett, ser den så langt i 2020 ut til å reduseres noe. Siste halvår har direktoratet hatt flere ansettelser, blant er kompetansen på prosjekt og programledelse styrket.

– Vi bruker ekstern ekspertise og kompetanse fra private konsulentselskaper, helsesektoren og fra Norsk Helsenett. Dette er nyttig både for raskt å øke kapasitet og for å tilføre kompetanse, forklarer hun.

Direktoratet benytter seg i hovedsak av innleie av ressurser der konsulentselskapet ikke har et selvstendig leveranseansvar, men yter bistand under direktoratets ledelse og kontroll.

– Vi skal sørge for en god balanse mellom ansatte og innleide konsulenter også fremover, lover Bergland.

Les hele Redegjørelse for bruk av konsulenttjenester i Direktoratet for e-ehelse (PDF)