Sperret adresse i Folkeregisteret (faktaark 55)

Om faktaarket

Adressesperre i Folkeregisteret er et tiltak for å beskytte trusselutsatte personer, dvs. personer som står i fare for å bli utsatt for alvorlig kriminalitet rettet mot liv, helse eller frihet. Typiske eksempler er vitner, informanter og personer som har blitt eller er utsatt for vold og trusler.
Dette faktaarket gir en forklaring på hva adressesperre i Folkeregisteret innebærer.
Faktaarket skal bidra til at helse- og omsorgssektoren opprettholder beskyttelse for trusselutsatte ved at:

Virksomheter, helsepersonell og øvrige ansatte forholder seg til beslutningen om adressesperre på riktig måte.
Det klargjøres hvilke krav som skal stilles til systemer som behandler adresse eller andre lokaliserende opplysninger.
Virksomheter forstår sitt ansvar for å ha systemer som sikrer riktig oppfølging og bruk av fastsatt adressesperre.

Dette faktaarket er spesielt relevant for

Målgruppen for faktaarket er virksomheter som har pasienter, brukere eller ansatte med sperret adresse.

Hver virksomhet i helse- og omsorgssektoren må fastsette og følge egne rutiner og prosedyrer for bruk av folkeregisteropplysninger som har til hensikt å beskytte enkeltpersoner. Kripos har et tett samarbeid med helse- og omsorgssektoren og kan bistå og gi råd i aktuelle spørsmål.

Krav i Normen

Faktaarket gjelder følgende kapitler i Normen

Relevante lov- og forskriftsbestemmelser, standarder og andre rammeverk

Instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen).

Sperret adresse i Folkeregisteret

Adressesperre innebærer at det er begrenset tilgang til opplysninger om personers adresse og annen lokaliserende informasjon. Det at en person er trusselutsatt og har sperret adresse, er ikke konfidensielt.

Personer med adressesperre kan være både pasienter, brukere og ansatte i virksomheten.

To offentlige etater kan beslutte å gi personer adressesperre og legge det inn i Folkeregisteret:

Politiet kan, i samråd med den trusselutsatte, beslutte å gi adressesperre som beskyttelsestiltak til voksne. Ved en slik beslutning sperres også adressen til eventuelle barn og resten av husstanden.
Fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker vurderer og kan beslutte adressesperre for barnet i saker om omsorgsovertakelse. I hastesaker kan også barnevernsleder i kommunen beslutte adressesperre for barnet.

Avgjørelsen om adressesperre skal i begge tilfeller skje på grunnlag av en trusselvurdering med etterfølgende beslutning og basert på en helhetsvurdering.

Adressesperringen skjer i Folkeregisteret. Helse- og omsorgssektorens egen versjon av Folkeregisteret – Personregisteret - oppdateres i samsvar med Folkeregisteret. For å sikre at sektoren følger opp adressesperringen er det derfor avgjørende å ha oppdatert folkeregisterinformasjon.

Det finnes to varianter av adressesperre:

"Fortrolig adresse"
"Strengt fortrolig adresse"

Tidligere ble begrepene «kode 7» og «kode 6» benyttet. Etter moderniseringen av Folkeregisteret falt disse bort, og vil ikke bli benyttet her.

"Fortrolig adresse" innebærer at adressen til den trusselutsatte ikke leveres til private, men er tilgjengelig for den delen av det offentlige som har hjemmel til opplysninger fra Folkeregisteret.

"Strengt fortrolig adresse" innebærer at opplysninger om adressen ikke leveres til noen. Her skal man benytte seg av postboksen SOT 6 2094 Vika, 0125 Oslo. De som har fortrolig adresse kan også benytte denne postboksen.

Adressesperre er et tidsbegrenset beskyttelsestiltak som er gjenstand for en løpende vurdering og gjelder så lenge det er behov for det.

For både strengt fortrolig adresse og fortrolig adresse kan man altså bruke SOT6-postboksen til Kripos, da Kripos videresender post til brukere med både strengt fortrolig adresse og fortrolig adresse. Husk at mottakers navn (personen med adressesperre) må påføres konvolutten i tillegg til SOT 6 adressen.

Eksempel på riktig adressering:
Ola Nordmann
SOT 6
Postboks 2094 Vika
0125 Oslo

Hjemmel for adressesperre

Instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen) - § 3 gir hjemmel til å gradere opplysninger dersom opplysningene kan unntas offentlighet og skadevirkninger som nevnt i § 4 kan oppstå.

Folkeregisterloven § 10-4 hjemler sperring av graderte opplysninger i folkeregisteret. Politiet beslutter gradering i alle saker unntatt barnevernssaker. I barnevernssaker beslutter barneverntjenesten gradering.

Barnevernlovens § 4-19 gir fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker hjemmel til å bestemme at foreldrene ikke skal ha rett til å vite hvor barnet er.
Beslutningen om adressesperre forplikter alle virksomheter som på noen måte er i befatning med personen som beskyttes og dennes opplysninger. Hver virksomhet må følge opp beslutningen og håndtere graderte opplysninger på en slik måte at beskyttelsen av personer ikke reduseres eller fjernes.

Alle bestemmelser om taushetsplikt om andre typer opplysninger om personer gjelder i tillegg til reglene om beskyttelse etter beskyttelsesinstruksen. Det samme gjelder informasjonssikkerhetsbestemmelser i helselovgivningen og personopplysningsloven, som vil gjelde i tillegg til av reglene om adressesperre.

Virksomhetens ansvar

Det finnes ingen særskilte regler i lov eller forskrift som direkte omhandler helsehjelp til pasienter med adressesperre. Det er heller ikke gitt retningslinjer som direkte omhandler denne pasientgruppen.

Etter helselovgivningen og personvernlovgivningen plikter enhver virksomhet som behandler personopplysninger å gjøre tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer overholdelse av krav til informasjonssikkerhet og personvern. Tiltakene må dekke alle relevante forhold.

Overholdelse av denne plikten bør i størst mulig grad sikres i virksomhetens styringssystem, jf. Normen kap. 2.

Grunnlag for utarbeidelse av rutiner

Følgende momenter og tiltak kan være viktige grunnlag for utarbeidelse av rutiner:

Virksomheten må ha bevissthet omkring problemstillingen.
Oppdatert informasjon er viktig.
Det anbefales å bruke Personregisteret, og det bør ikke lages og brukes kopier av det.
Det må gjøres hyppig og jevnlig oppdatering av virksomhetens systemer opp mot Personregisteret eller annen folkeregisterkilde.
Virksomheten må ha god kunnskap om Personregisteret eller annen folkeregisterkilde som virksomheten bruker.
Virksomheten må ha gode rutiner for bruk av Personregisteret eller annen folkeregisterkilde som virksomheten bruker.
Virksomheten må bruke informasjon om adressesperren aktivt for å beskytte den utsatte.
Virksomheten må ha kunnskap om hvor adresseopplysninger og andre lokaliseringsopplysninger finnes i virksomhetens systemer og hvordan disse oppdateres mot Personregisteret eller annen folkeregisterkilde som virksomheten bruker.
Virksomheten må ha sikkerhet for at kunnskap om aktuell adressesperre når riktig nivå og riktige brukere i virksomheten, for eksempel skrankepersonell og sentralbord.
Virksomheten må ha gode rutiner for å følge opp hendelser som angår adressesperrer.
Virksomheten må ha gode eksempelrutiner.
Virksomheten må ha gode rutiner for styring av tilgang til journaler til personer med adressesperre. Tilgang må begrenses elektronisk, dersom det ikke er andre måter å sørge for at bo- eller oppholdssted forblir ukjent.

Øvrige momenter av betydning for virksomhetens rutiner

Kunnskap om adresseinndelingen

Fast hemmelig adresse: Adressen som fremgår av Personregisteret eller annen folkeregisterkilde som virksomheten bruker skal brukes:
- Strengt fortrolig adresse: Adressen SOT6.
- Fortrolig adresse: Adressen registrert hos Posten.

Er man usikker på postadressen, kan man alltid sende post via SOT 6.
Det er alltid en god regel å dobbeltsjekke adressen før noe sendes - for eksempel prøvesvar, innkallinger osv!
Ved midlertidig oppholdssted, for eksempel ved sykehusinnleggelse:
- Opplysning om midlertidig oppholdssted er like beskyttelsesverdig som bostedsadressen.
- Rutiner må sørge for at oppholdet forblir hemmelig.
- Besøk som medfører trussel for personen må forhindres.

Postforsendelser som gjelder den trusselutsatte skal sendes til registrert postadresse i Personregisteret eller annen folkeregisterkilde som virksomheten bruker.

Er man er usikker på postadressen, kan post alltid sendes via SOT 6.

Opplysninger om hvem som er personens fastlege vil være omfattet av beskyttelsesinstruksen, ettersom det avslører hvor personen oppholder seg.

Dersom det er forsinkelse i oppdatering av Personregisteret eller annen folkeregisterkilde som virksomheten bruker vil det i en periode kunne oppstå behov for at personen selv må opplyse om at han eller hun har adressesperre.

Opplysninger om adresse må ikke legges inn andre steder enn der det vurderes som trygt.

Tilgangen til opplysninger om bosted eller behandlingssted må begrenses.

I pasientjournal skal opplysninger om eventuelt adressesperre være i samsvar med oppdatert folkeregisterinformasjon

Adresse på resepter:

Adressen som fremgår av Personregisteret eller annen folkeregisterkilde som virksomheten bruker skal brukes.
Det finnes omforente retningslinjer for en praktisk løsning for resepter, med en egen løsning i e-resept for personer med adressesperre. Rutinen regulerer hvordan Kripos, barnevernet, foreskrivende lege og apotek skal forholde seg til disse personene ved behov for resepter. Personer med adressesperre kan få informasjon av Kripos om håndtering av egen resept, se https://helsenorge.no/e-resept-og-mine-resepter/hva-er-e-resept

Automatiserte meldinger:

Skal sendes til den adresse som fremgår av Personregisteret eller annen folkeregisterkilde som virksomheten bruker. Bruk av tidligere adresse kan medføre fare for den trusselutsatte.

Varsling til Kripos:

Kripos skal varsles ved uberettiget tilgang til graderte adresseopplysninger. Ved varsling av avvik til Datatilsynet skal det alltid gis samtidig varsel til Kripos.

Helsepersonells sperring av opplysninger:

Helsepersonell kan sperre lokaliserende opplysninger i EPJ.

Helsepersonells hjemmebesøk:

Rutiner må sikre at lokaliserende opplysninger ikke kommer til uvedkommende.

Dokumenter må behandles og oppbevares på en slik måte at lokaliserende opplysninger om personer med adressesperre ikke blir kjent for uvedkommende.

Utlevering av helseopplysninger må gjøres på en slik måte at lokaliserende opplysninger om personer med adressesperre ikke blir kjent for uvedkommende.

Elektronisk behandling av opplysninger

Tilgang til elektronisk journal

Tilgang til elektronisk journal skal dokumenteres, se Logging og innsyn i logg (faktaark 15)For nettbaserte "spørretjenester" som f.eks. "Pasientens fastlege" hentes lokaliserende opplysninger fra Helsedirektoratets og Helfos administrative system for fastlegeordningen.

Personer med strengt fortrolig adresse inngår ikke i denne spørretjenesten.

Opplysninger i kjernejournal

Personer med kjernejournal som får adressesperre blir automatisk sperret fra kjernejournal når informasjon fra Folkeregisteret kommer inn. Kjernejournal oppdateres daglig på dette. Sperring betyr at informasjon i kjernejournal blir utilgjengelig for personen selv og for helsepersonell. Sletting fra databasen skjer etter 30 dager.

Sende e-post

Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR) har innbyggernes digitale kontaktinformasjon i kommunikasjon med offentlige virksomheter. Ved adressesperre skjer det ingen endring i KRR for personer som får strengt fortrolig adresse og fortrolig adresse i Folkeregisteret, ettersom KRR ikke har informasjon om adresser. Det er viktig at det ikke finnes lokaliserende informasjon i f.eks. e-postadressen som er registrert i KRR, og Kripos gir råd om dette til når personer får adressesperre.

Det er for øvrig en fordel for personer med adressesperre å motta så mye som mulig digitalt.

Bruk av digitale tjenester

Innbyggere med en fortrolig eller strengt fortrolig adresse har et særlig behov for sikker tilgang til digitale tjenester (herunder også digital postkasse) for å redusere risiko for å møte trusselutøver ved fysisk oppmøte. Digitale tjenestetilbud må iverksette tilstrekkelige tiltak for kontroll over opplysningsflyt for denne gruppen av innbyggere. Ett eksempel er Helsenorge, som etter en risikovurdering har begrenset denne gruppens adgang til å benytte skjematjenester eller fylle ut søknader. Et annet tiltak er at innbyggere med sperret adresseikke kan la seg representere ved fullmakt eller ved foreldre-representasjon digitalt.

Spesielt om problemstillinger rundt barn

Det er en del barn som er trusselutsatte, hvor foreldre eller andre nære familiemedlemmer som har foreldreansvar kan være trusselutøvere, og hvor disse har rett til innsyn i medisinske dokumenter pga. foreldreansvar.

Disse dokumentene kan gi lokaliserende informasjon, og må derfor håndteres etter virksomhetens rutiner som gjelder spesielt for å ivareta utsatte barn. Helsedirektoratet har utgitt et rundskriv om innsyn i journal, som også omhandler forholdet til barns journaler, Helsedirektoratet har utgitt et rundskriv om innsyn i journal, som også omhandler forholdet til barns journaler.

Gi oss gjerne dine innspill!

Vi utvikler Normen kontinuerlig. Derfor vil vi gjerne ha dine innspill og tilbakemeldinger. Du kan velge å svare anonymt, men da kan vi ikke svare deg.

Sist oppdatert: 07. februar 2023

Direktoratet for e-helse blir en del av Helsedirektoratet