Årsrapport 2020: viktige leveranser og interne forbedringstiltak

Årsrapporten for 2020 (PDF) ble nylig oversendt Helse- og omsorgsdepartementet.

– Jeg er stolt av alt det gode arbeidet direktoratet i samarbeid med helse- og omsorgssektoren leverte i fjor. Blant mye annet ble forprosjektet for helhetlig samhandling og felles kommunal journal ferdigstilt i 2020. Dette la grunnlaget for en historisk satsning på e-helse i statsbudsjettet for 2021, sier Karl Vestli, fungerende direktør.

Han trekker også frem endringene i helseregisterloven høsten 2020 som en viktig milepæl med raskere og bedre forskning, som igjen gir bedre helse.

– Både vi selv og media satt kritisk søkelys på prosjektstyring, anskaffelser og bruk av konsulenter i direktoratet i 2020. Det har ført til en rekke forbedringer, sier Vestli.

Mange forbedringstiltak

I juli ba HOD direktoratet om en rapport om direktoratets konsulentbruk og anskaffelser i arbeidet med Akson. Rapporten som ble overlevert departementet 18. august inneholdt flere forslag til forbedringer i direktoratets bruk av konsulenter. Disse tiltakene er iverksatt. Flere av dem går på å synliggjøre bedre hvem som er innleide i både intern og ekstern kommunikasjon.

– Etter at rapporten var overlevert fortsatte vi arbeidet med å evaluere direktoratets anskaffelser og konsulentbruk. Vi har gjort egne gjennomganger og også fått eksterne vurderinger fra advokatfirma på enkelte anskaffelser, sier den fungerende direktøren.

Resultatet er at rutiner og retningslinjer for både anskaffelser og konsulentbruk er videreutviklet i 2020. En full oversikt over alle forbedringstiltak er en del av direktoratets årsrapport.

HR-strategi og nye retningslinjer for konsulentbruk

– Vi var allerede i gang med en ny HR-strategi da media begynte å stille spørsmål i vår konsulentpraksis, forteller Vestli.

HR-strategien trekker opp noen hovedprinsipper for bruk av konsulenter, som er utdypet ytterligere i nye retningslinjer og rutiner for bruk av konsulenter i direktoratet.

– Direktoratet skal selv ha den nødvendige grunnbasen av kompetansen for å nå kortsiktige og langsiktige mål. Det vil likevel være behov for å supplere med spisskompetanse og med kapasitet i prosjekter der vi for eksempel trenger å komme raskt i gang og ikke klarer å frigjøre egen ansette fra andre oppgaver, eller der kapasitetsbehovet er kortsiktig. Dette gir oss den fleksibiliteten vi trenger for å levere effektivt på skiftene oppdragsmengde, sier Vestli. 

Retningslinjen for bruk av konsulenter inneholder endel prinsipper, blant annet om hvilke roller direktoratet bruker innleide konsulenter i og rutiner for hvordan det synliggjør hvem som er konsulenter både internt og ekstern.

– Direktoratet skal besette premissgivende roller med egne ansatte, sier Vestli.

Han forteller at direktoratet blant annet på bakgrunn av dette styrker egen bemanning, og har en plan om å ansette mange nye medarbeidere i 2021.

Oppdaterte anskaffelsesrutiner og informasjon til leverandører

Direktoratet har gjennomgått en del større konsulentanskaffelser i noen av programmene, og også fått advokatfirmaet Kluge til å se på noen av disse. På ett punkt i én anskaffelse i Helsedataprogrammet konkluderer advokatfirmaet med at direktoratet har brutt prinsipper i anskaffelsesregelverket.

– Her ble det gjort en beklagelig feilvurdering, som vi har tatt lærdom av, sier Vestli.

Kluge har ikke avdekket brudd på regelverket i anskaffelser i Akson-prosjektet.

Gjennomgangene har blant annet før til oppdatering av rutiner og praksis på anskaffelsesområdet, og mer opplæring av ansatte om anskaffelser. I henhold til de nye rutinene skal alle konsulentanskaffelser nå godkjennes i direktoratets ledermøte.

– Kluge har også vurdert disse nye rutinene for anskaffelser, og konkluderer med at de er gode, sier Vestli.

Vestli forteller at direktoratet nå gjøre mer enn tidligere for å gi informasjon til leverandører på rammeavtalen for IKT-konsulenter. Dette er for utligne eventuelle legitime konkurransefordeler leverandører som allerede bistår direktoratet opparbeider seg.

– Vi gjør mer for å varsle om kommende minnekonkurranser blant annet gjennom artikler på nettsiden og webinarer for leverandører, forteller Vestli.

Styrket prosjekt- og programsyring

Våren 2020 satt direktoratet selv i gang en intern og ekstern vurdering av Legemiddelprogrammet på grunn av lavere fremdrift enn ønsket. 

– Ut over å gi oss et grunnlag for å ta noen grep i arbeidet med pasientens legemiddelliste, avdekket vurderingene også noen svakheter i direktoratets egen prosjekt- og programstyring, sier Vestli.

Dette handlet om hvor godt direktoratet var rigget med kompetanse og kapasitet til å ha tilstrekkelig god oversikt over status, risiko og avhengigheter i direktoratets egne prosjekt- og program. Kompleksitet og omfang hadde økt over år, og det var derfor behov for å styrke egen prosjekt- og programstyring.  Blant annet som følge av dette  er det etablert en egen divisjon for porteføljestyring.

– Den nye divisjonen jobber også med å utvikle prosjekt- og programmetodikken, og sørge for god rapportering om status og risiko til ledelsen. Noen av de nye ansettelsene vi har gjort i 2020 handler om å styrke dette arbeidet, forklarer Karl Vestli.

Avventer Riksrevisjonens konklusjoner

Riksrevisjon har siden april 2019 jobbet med en forvaltningsrevisjon av arbeidet med Én innbygger – én journal. En forvaltningsrevisjon er en større, systematiske undersøkelse der målet er å vise hvordan regjeringen og statsforvaltningen gjennomfører det Stortinget har bestemt, og hvilke virkninger offentlige tiltak har hatt.

Høsten 2020 besluttet Riksrevisjonen også å gjøre en såkalt etterlevelserevisjon, der de legger direktoratets anskaffelser under lupen. Gjennom etterlevelsesrevisjon kontrollerer Riksrevisjonen at statlige virksomheter bruker pengene slik Stortinget har bestemt, og at de følger lover og regler.

Vestli ser frem til å få rapportene.

– Vi samarbeider med Riksrevisjonen for å gi dem så god informasjon som mulig, er opptatt av stadig å bli bedre og ser derfor nytten av en slik gjennomgang. Nå avventer vi hva de har å si før vi vurderer ytterligere endringer og forbedringer, sier Vestli.

Riksrevisjonenes rapporter er forventet i slutten av juni.